As Notas Fiscais Eletrônicas (NFe) são uma realidade em empresas de diversos segmentos.
Entretanto, devido ao grande volume de documentos emitidos e recebidos, surge a necessidade de gerenciá-los de forma automatizada, a fim de facilitar a localização, validação e garantir a regularidade. O controle automatizado destes arquivos é, sobretudo, uma forma eficaz de mitigar riscos.
Veja a seguir quatro ameaças que podem ser evitadas com a gestão das NFes:
Fraudes
A prática de monitorar os documentos fiscais é fundamental na gestão de risco de uma empresa. O monitoramento de notas fiscais mostra tudo o que acontece com o seu CNPJ, inclusive, se ele estiver sendo utilizado de maneira indevida. Ele permite identificar notas de um fornecedor desconhecido e, ao manifestar o documento, rejeitá-la. O gerenciamento online também possibilita distribuir as notas por pastas virtuais de maneira prática e segura. Para as notas de entrada, existe a facilidade de controlar os documentos antes mesmo de o produto chegar, ajudando a monitorar a entrega, além de validar as notas dos fornecedores para eliminar o risco de emissão de documentos falsos com o CNPJ da empresa.
Multas
De acordo com a Lei 14.967/09 (Art. 23), todas as empresas têm a obrigatoriedade do arquivamento de Notas Fiscais Eletrônicas (NFe) por cinco anos, e seu não cumprimento estipula às empresas multas de, no mínimo, R$ 174,50 por documento fiscal faltante ? ou um percentual que chega a até 100% sobre o valor da nota, dependendo da irregularidade. Esse valor pode ser multiplicado por dezenas de vezes para empreendedores que emitem um grande volume de notas e têm dificuldade no armazenamento e organização desses arquivos. As plataformas de gestão de NFes também evitam o recebimento de credito indevido de ICMS oriundo de uma nota inidônea. Dessa forma, são evitadas punições severas por parte da Receita Federal, que, nesse caso, poderia entender que a empresa teria sido conivente com a ação fraudulenta.
Perda de documentos
Encontrar um arquivo de anos atrás, de um determinado fornecedor, com um valor específico, ou alguma que foi cancelada, é uma tarefa que pode demandar muito tempo. À medida que a atividade de uma empresa cresce, a emissão de notas fiscais aumenta, exigindo uma maior organização destes documentos. Existem ferramentas pagas que se responsabilizam por todos os dados de uma empresa, e armazenam somente notas validadas pelas Secretarias Estaduais da Fazenda ? SEFAZ. O armazenamento online permite que estes documentos sejam acessados a qualquer momento e em qualquer dispositivo, com um sistema de login e senha, facilitando, não somente a organização, como também a comunicação entre empresa e contabilidade.
Comprometimento do fluxo de caixa
Pensando em departamento financeiro de uma companhia, o monitoramento em tempo real de NFes possibilita um gerenciamento mais assertivo e eficiente do fluxo de caixa. Ao saber o valor da nota e como esse montante irá impactar no orçamento, o gestor financeiro consegue antecipar suas decisões. Além de economizar com o arquivamento físico em servidores ou pagar serviços DropBox e Google Drive, a gestão de documentos fiscais permite economia na manutenção e a utilização da equipe interna em funções mais estratégicas para a empresa do que a administração do inventario fiscal.
