Imposto de Renda: entenda por que guardar documentos mesmo após envio da declaração

Ao final do prazo para a entrega da Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF), muitos contribuintes acreditam que podem descartar os documentos utilizados no preenchimento das informações enviadas à Receita Federal. No entanto, essa prática pode trazer riscos, especialmente em casos de fiscalização ou de retenção da declaração na malha fina. 

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Segundo Ahiram Cardoso, coordenadora do NAF – Núcleo de Apoio Contábil e Fiscal do Centro Universitário Unime Lauro de Freitas, a organização documental é uma etapa tão importante quanto o próprio envio da declaração. 

“Mesmo após o envio da declaração, o contribuinte deve manter todos os documentos que serviram de base para o preenchimento do Imposto de Renda. A Receita Federal pode solicitar comprovações posteriormente, especialmente em casos de inconsistências ou seleção para malha fina. O ideal é guardar recibos, informes de rendimentos, extratos e demais comprovantes por, no mínimo, cinco anos contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da entrega da declaração”, explica. 

Quais documentos devem ser guardados?

Entre os principais documentos que devem permanecer arquivados, estão: 

• Informes de rendimentos fornecidos por empregadores, bancos e corretoras; 
• Recibos e notas fiscais de gastos com saúde e despesas médicas; 
• Comprovantes de gastos com educação; 
• Extratos bancários e de investimentos; 
• Comprovantes de pagamento de previdência privada; 
• Documentação referente à compra e venda de imóveis, veículos e outros bens; 
• Contratos, escrituras e financiamentos; 
• Recibos de doações e contribuições dedutíveis. 

Esses documentos são fundamentais para comprovar rendimentos, despesas e patrimônio declarados ao Fisco. 

O que acontece se faltar comprovação?

Caso a Receita Federal identifique divergências ou solicite documentos comprobatórios e o contribuinte não consiga apresentá-los, despesas deduzidas podem ser desconsideradas e valores informados podem ser questionados. “Dependendo da situação, isso pode resultar em cobrança de imposto adicional, aplicação de multas e incidência de juros. Por isso, a recomendação é que o descarte de documentos seja feito apenas após o prazo legal de guarda”, aponta Ahiram Cardoso. 

Atenção para documentos de longo prazo

Embora a regra geral seja manter os comprovantes por cinco anos, alguns documentos exigem períodos maiores de armazenamento. É o caso de registros relacionados à aquisição de imóveis, veículos, participações societárias e investimentos. 

Esses comprovantes devem ser preservados enquanto o bem permanecer sob propriedade do contribuinte e por, pelo menos, cinco anos após sua venda ou transferência, pois servem para comprovar valores de aquisição e auxiliar no cálculo de eventual ganho de capital. 

Organização evita transtornos

Além do arquivamento físico, a digitalização dos documentos é uma prática cada vez mais recomendada. Manter arquivos organizados em pastas digitais, identificados por ano e categoria, facilita consultas futuras e reduz o risco de perda de informações importantes. 

“A organização desses documentos é fundamental para evitar transtornos futuros. Além do armazenamento físico, a digitalização dos comprovantes pode facilitar o acesso às informações e reduzir o risco de perda de documentos importantes”, destaca a especialista. 

Por Camila Souza Crepaldi